Copernicus 2025 » Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKI COOKIES

Niniejszy dokument wyjaśnia w jaki sposób Copernicus Diagnostics Sp. z o.o. ul. Wileńska 51B, lok. 106, 05-200 Wołomin (Administrator) przetwarza dane osobowe.

I. Definicje

a) Administrator/ADO – w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO, osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Administrator danych jest odpowiedzialny za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. W niniejszym dokumencie za Copernicus Diagnostics Sp. z o.o. ul. Wileńska 51B, lok. 106, 05-200 Wołomin.

b) Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

c) Polityka – niniejsza Polityka prywatności i plików cookies.

d) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

e) EOG – Europejski Obszar Gospodarczy (kraje UE + Islandia, Liechtenstein, Norwegia).

f) Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://www.copernicus-diagnostics.pl

g) Użytkownik – każda osoba odwiedzająca Serwis, korzystająca z usług Administratora lub kontaktująca się z Administratorem w sprawach biznesowych lub prywatnych.

II. Przetwarzanie danych osobowych – cele i podstawy

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz z zachowaniem odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych.

Administrator prowadzi regularną analizę ryzyka oraz stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione, a podmioty współpracujące z Administratorem przetwarzają dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów oraz obowiązujących przepisów prawa.

W związku z korzystaniem z Serwisu Administrator przetwarza dane techniczne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, w szczególności adres IP, identyfikatory sesji oraz informacje związane z technicznymi plikami cookies wykorzystywanymi wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania Serwisu.

W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do prawidłowego wyświetlania zawartości witryny, a także może przetwarzać dane, które nie zawierają danych kontaktowych użytkownika, ale mogą być wykorzystane do identyfikacji określonego urządzenia, za pomocą którego uzyskuje on dostęp do serwisu. Administrator może pozyskiwać np.: adresy IP oraz identyfikatory internetowe, jak również dane uzyskiwane z technicznych plików cookies. Pozyskane w ten sposób dane Administrator wykorzystuje wyłącznie w celu umożliwienia identyfikacji sesji użytkownika oraz w celach zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego strony.

Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.

1. Przetwarzanie danych klientów

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

• przedstawienia oferty oraz realizacji umów dotyczących sprzedaży odczynników

laboratoryjnych, aparatury diagnostycznej, wyrobów medycznych do diagnostyki in vitro

(IVD), usług serwisowych, gwarancyjnych, pogwarancyjnych oraz szkoleń – podstawą

przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• korzystania z produktów i usług oferowanych przez Administratora – podstawą przetwarzania

danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

• wykonania zawartych umów – podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit.

b RODO;

• wystawienia i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych – podstawa

prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

• ustalenia, obrony, dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z prowadzoną działalnością

gospodarczą oraz przechowywanie danych w celach archiwalnych i dowodowych na czas

trwania okresów przedawnienia roszczeń – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO –

gdzie prawnie uzasadniony interes Administratora polega na możliwości skutecznego

dochodzenia, ustalenia, obrony oraz realizacji wszelkich roszczeń oraz archiwizacja

dokumentów;

• prawidłowej obsługi przez ADO, w tym w celu odpowiedzi na zapytanie oraz w celu

rozwiązania Państwa sprawy drogą elektroniczną, w tym poprzez kontakt mailowy lub

telefonicznie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes polega na

prawidłowej obsłudze Klienta;

• rozpatrzenia reklamacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym celem

administratora jest rozpatrzenie reklamacji;

• prowadzenia komunikacji dotyczącej własnych produktów i usług wobec obecnych klientów i

partnerów biznesowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wobec klientów lub partnerów

biznesowych Administratora, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest utrzymywanie relacji biznesowych oraz promocja własnej działalności;

• zarządzania infrastrukturą IT i bezpieczeństwem systemów – zapewnienie bezpieczeństwa,

integralności, dostępności i ciągłości działania systemów IT oraz prowadzenie kopii

zapasowych – podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• udzielenia odpowiedzi na żądanie podmiotu danych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

• archiwalnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2. Korzystanie z serwisu

Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Serwisu (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies), przetwarzane są przez Administratora:

• w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści

gromadzonych w Serwisie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność

przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

• w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami –

podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1

lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji umowy lub świadczenia usług oferowanych przez Administratora lub wystawienia dokumentów księgowych. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub realizacji usługi.

3. Korespondencja e-mailowa i tradycyjna, kontakt telefoniczny

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej, dane osobowe zawarte in tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji, udzielenia odpowiedzi i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

• Dane osobowe są przetwarzane w celu prowadzenia bieżącej komunikacji w związku z

prowadzeniem działalności gospodarczej, a także w celu obrony i dochodzenia roszczeń na

podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie

prawidłowej obsługi przez Administratora.

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.

• Dane osobowe są przetwarzane w celu rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną

działalnością gospodarczą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym

interesem jest zapewnienie prawidłowej obsługi przez Administratora.

4. Zbieranie danych w ramach kontaktów biznesowych

W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także podczas spotkań biznesowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

III. Pliki cookies

1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe przechowywane w urządzeniu użytkownika (komputer, tablet, telefon) podczas korzystania z Serwisu. Cookies umożliwiają Serwisowi rozpoznanie urządzenia użytkownika i prawidłowe wyświetlanie zawartości strony.

2. Rodzaje plików cookies stosowanych w Serwisie:

• Niezbędne / Techniczne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie Serwisu, nawigację na

stronie, zapewnienie bezpieczeństwa oraz zapamiętanie faktu zapoznania się z komunikatem o

plikach cookies. Ich stosowanie stanowi wyjątek od konieczności uzyskiwania odrębnej zgody

na podstawie przepisów Prawa komunikacji elektronicznej.

3. Cele używania plików cookies:

• Utrzymanie sesji użytkownika i zapewnienie stabilności oraz bezpieczeństwa technicznego

Serwisu.

4. Podmioty trzecie korzystające z cookies:

Serwis nie implementuje zewnętrznych skryptów marketingowych ani zaawansowanych systemów analitycznych podmiotów trzecich. Pliki cookies pochodzą bezpośrednio od Administratora oraz polskiego dostawcy usług hostingowych utrzymującego serwer witryny.

5. Okres przechowywania cookies:

• Sesyjne – przechowywane do momentu zamknięcia przeglądarki (wygaśnięcia sesji).

• Stałe – przechowywane przez określony czas (związany z zapamiętaniem zamknięcia baneru

cookies), nie dłużej niż przez okres kilku miesięcy lub do momentu ich wcześniejszego

usunięcia przez Użytkownika.

6. Zarządzanie zgodą i wycofanie cookies:

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki internetowej, aby blokować, ograniczać lub usuwać pliki cookies.

7. Konsekwencje odmowy używania cookies:

Ograniczenie plików cookies niezbędnych i technicznych może wpłynąć na stabilność wyświetlania niektórych elementów graficznych Serwisu.

8. Przekazywanie danych poza EOG:

Dane przetwarzane w ramach Serwisu za pośrednictwem Serwera oraz technicznych plików cookies nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

9. Profilowanie:

Dane osobowe Użytkowników Serwisu nie podlegają profilowaniu. Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu RODO.

IV. Okresy przetwarzania danych osobowych

Administrator przechowuje dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w Polityce oraz wypełnienia obowiązków prawnych. Okresy te są ustalane w oparciu o następujące kryteria:

• Dane kontraktowe i serwisowe: Przetwarzane przez czas trwania realizacji umowy

dotyczącej sprzedaży produktów, usług serwisowych, szkoleń lub innej współpracy z

Administratorem. Po ich zakończeniu dane są przechowywane przez okres przedawnienia

ewentualnych roszczeń wynikający z polskich przepisów prawa cywilnego oraz prawa

pracy (zazwyczaj od 3 do 6 lat).

• Dane księgowe i podatkowe: Dokumenty takie jak faktury, dowody księgowe oraz księgi

podatkowe są przechowywane przez okres wymagany polskimi przepisami prawa podatkowego

(standardowo 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

• Dane kontaktowe i zapytania: W przypadku zapytań niezakończonych umową, dane są

przechowywane przez czas niezbędny do obsługi sprawy i udzielenia odpowiedzi, a następnie

w celach dowodowych przez okres wynikający z przepisów o przedawnieniu roszczeń.

• Dane techniczne (IT): Logi serwera i dane dotyczące bezpieczeństwa sieciowego są

przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemów

teleinformatycznych (do 12 miesięcy).

• Obowiązki prawne: W sytuacjach, gdy przepisy prawa (np. obowiązujących przepisów

prawa) nakazują archiwizację danych przez określony czas, Administrator stosuje się do

tych terminów.

V. Prawa podmiotu danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje

Pani/Panu prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji związanych z ochroną danych osobowych lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

• wysyłając korespondencję na adres: Copernicus Diagnostics Sp. z o.o. ul. Wileńska 51B, lok.

106, 05-200 Wołomin

• mailowo: contact@copernicus-diagnostics.pl

VI. Komu przekazujemy dane

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie: instytucje upoważnione z mocy prawa (w szczególności Urzędy Skarbowe, ZUS, sądy), upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, zewnętrzny dostawca usług hostingu i serwera strony internetowej oraz podmioty świadczące usługi wsparcia technicznego, IT, prawnego, księgowego, medycyny pracy, BHP, dostawcy Microsoft 365, hostingu, firmy kurierskie oraz inne podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora.

VII. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

Dane osobowe przetwarzane w ramach Serwisu internetowego nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Infrastruktura serwerowa i teleinformatyczna Serwisu znajduje się w całości na terytorium EOG.

VIII. Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Dane osobowe użytkowników nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie podlegają profilowaniu.

IX. Aktualizacja polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Ostatnia aktualizacja: 10.08.2026